Was KMU zu Aufzeichnung, Transkription und Anbieterprüfung wissen solltenKI-Notetaker im Unternehmen: Datenschutz vor dem Einsatz prüfen

KI-Notetaker können Besprechungen transkribieren, zusammenfassen und Aufgaben erfassen. Das kann kleinen und mittleren Unternehmen Zeit sparen. Gleichzeitig verarbeitet das Tool häufig Stimmen und Gesprächsinhalte, die vertraulich sein können.

Vor dem Einsatz sollte deshalb klar sein, welche Daten die Anwendung verarbeitet, wohin sie übermittelt werden und wie lange sie gespeichert bleiben. Die rechtliche Bewertung hängt von der konkreten Technik und dem jeweiligen Gespräch ab.

KI-Notetaker: Das Wichtigste in Kürze

• Klären Sie vor der Auswahl, welche Daten das Tool verarbeitet und welchem Zweck es dient.
• Für personenbezogene Daten braucht das Unternehmen eine passende Rechtsgrundlage und muss die betroffenen Personen informieren.
• Eine gespeicherte Tonaufnahme wirft zusätzlich Fragen nach § 201 StGB auf. Die Datenschutzprüfung beantwortet diese nicht automatisch.
• Bei Besprechungen mit Beschäftigten ist eine pauschale Einwilligung nicht automatisch tragfähig. Je nach Funktion kann außerdem der Betriebsrat mitbestimmen.
• Prüfen Sie Anbieter, Unterauftragnehmer, Speicherorte, Löschfristen und eine mögliche Nutzung der Daten für KI-Training.

Was ein KI-Notetaker tatsächlich verarbeitet

Der Begriff „KI-Notetaker“ umfasst unterschiedliche Funktionen. Manche Anwendungen speichern eine Besprechung als Audiodatei. Andere wandeln Sprache in Echtzeit in Text um. Häufig erstellt die Software zusätzlich Zusammenfassungen, ordnet Beiträge einzelnen Personen zu oder erkennt Aufgaben.

Für die Prüfung reicht ein Blick auf die Produktbeschreibung nicht aus. Das Unternehmen sollte klären:

• Wird Audio dauerhaft oder vorübergehend gespeichert?
• Bleiben Transkripte und Zusammenfassungen erhalten?
• Wer kann auf die Ergebnisse zugreifen?
• Welche Anbieter und Unterauftragnehmer sind beteiligt?
• Werden Inhalte für das Training oder die Verbesserung von KI-Modellen verwendet?
• Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?

Auch wenn keine abspielbare Audiodatei aufbewahrt wird, kann die Verarbeitung der gesprochenen Inhalte personenbezogene Daten betreffen. Eine Live-Transkription ist daher nicht automatisch datenschutzfrei.

Datenschutzrecht und Tonaufnahme getrennt prüfen

Für personenbezogene Daten muss das Unternehmen unter anderem Zweck, Rechtsgrundlage, Transparenz, Datenminimierung und Speicherfristen klären. Die betroffenen Personen müssen rechtzeitig die erforderlichen Informationen erhalten. Die entsprechenden Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den Artikeln 5, 6 und 13 der Datenschutz-Grundverordnung.

Daneben ist zu prüfen, ob die konkrete Funktion eine Tonaufnahme im Sinne von § 201 StGB darstellt. Die Vorschrift schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort vor unbefugter Aufnahme. Eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage beantwortet diese strafrechtliche Frage nicht automatisch. Je nach technischer Umsetzung und Gesprächssituation kann es erforderlich sein, die ausdrückliche Zustimmung der Gesprächsteilnehmenden einzuholen. Maßgeblich ist der konkrete Einsatz.

KI-Notetaker in Besprechungen mit Beschäftigten

Bei internen Besprechungen sollten Unternehmen nicht davon ausgehen, dass die Teilnahme am Meeting oder die Nutzung des Mikrofons bereits eine freiwillige Einwilligung in die Transkription bedeutet. Beschäftigte können sich unter Druck fühlen, wenn sie für ihre Arbeit sprechen müssen.

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hat in seinem Tätigkeitsbericht 2025 Bedenken zur automatischen Transkription und Protokollierung von Videokonferenzen beschrieben. Dabei geht es unter anderem um die Freiwilligkeit einer Einwilligung im Beschäftigungskontext, die Vertraulichkeit und den freien Meinungsaustausch. Der Bericht behandelt einen konkreten Verwaltungskontext. Er zeigt aber Fragen auf, die Unternehmen bei ähnlichen Werkzeugen frühzeitig klären sollten.

Prüfen sollte der Arbeitgeber außerdem, ob die technische Einrichtung dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. Wenn das der Fall ist, kann § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats auslösen. § 87 BetrVG regelt dieses Mitbestimmungsrecht.

Checkliste vor der Einführung

1. Zweck und Einsatzbereich festlegen

Soll das Tool ein internes Ergebnisprotokoll erstellen, Kundenanrufe dokumentieren oder Aufgaben nach Besprechungen verteilen? Begrenzen Sie die Nutzung auf einen klar beschriebenen Zweck. Legen Sie auch fest, in welchen Gesprächen das Tool nicht eingesetzt werden soll, etwa bei vertraulichen Personalgesprächen oder sensiblen Kundenthemen.

2. Datenfluss und Einstellungen prüfen

Ermitteln Sie, ob Audio, Transkript und Zusammenfassung gespeichert werden und wie lange. Prüfen Sie außerdem, ob weitere KI-Dienste beteiligt sind und ob Gesprächsinhalte zum Training verwendet werden. Wählen Sie möglichst datensparsame Einstellungen und kurze, begründete Löschfristen.

3. Anbieter und Verträge bewerten

Klären Sie, welche Unternehmen an der Verarbeitung beteiligt sind, wo sie Daten verarbeiten und welche Unterauftragnehmer sie einsetzen. Prüfen Sie, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist und ob er zu den tatsächlichen Datenflüssen passt.

4. Teilnehmende informieren

Informieren Sie die Beteiligten vor Gesprächsbeginn verständlich darüber, dass ein KI-Notetaker eingesetzt wird, zu welchem Zweck und welche Daten verarbeitet werden. Erläutern Sie auch, wie lange Aufnahmen oder Transkripte gespeichert werden und wer sie erhält.

5. Zuständigkeiten und Alternativen festlegen

Bestimmen Sie, wer das Tool starten darf, wer die Ergebnisse prüft und wer sie löschen kann. Eine manuelle Mitschrift oder ein Ergebnisprotokoll ohne automatische Transkription kann für manche Gespräche die passendere Lösung sein.

Typischer Irrtum: „Wir speichern die Audiodatei nicht, also gibt es keine Aufnahme“

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Eine Transkription kann auch ohne dauerhaft gespeicherte Audiodatei datenschutzrechtlich relevant sein. Ob zusätzlich eine Tonaufnahme im Sinne von § 201 StGB vorliegt, hängt von der konkreten technischen Umsetzung und dem Einsatz ab. Diese Fragen sollten getrennt geprüft werden. § 201 StGB enthält die strafrechtlichen Vorgaben zum Schutz des nichtöffentlich gesprochenen Wortes.

Fazit

KI-Notetaker können Besprechungen erleichtern, brauchen aber klare Grenzen und nachvollziehbare Einstellungen. Vor der Einführung sollten Unternehmen den tatsächlichen Datenfluss, die passende Rechtsgrundlage, die Information der Beteiligten und die Anbieterbedingungen prüfen. Bei Besprechungen mit Beschäftigten kommen Fragen der Freiwilligkeit und gegebenenfalls der Mitbestimmung hinzu.

Weitere Hinweise zum Datenschutz bei ChatGPT und Copilot im Betrieb finden Sie auf unserer Seite KI am Arbeitsplatz.

Sie möchten einen KI-Notetaker im Unternehmen einsetzen? Ich unterstütze KMU dabei, den geplanten Einsatz datenschutzrechtlich einzuordnen und passende organisatorische Regeln festzulegen.