Datenschutz für Unternehmen und Einrichtungen

Datenschutz für Unternehmen und Einrichtungen beginnt mit einem Blick auf den Arbeitsalltag. Eine Steuerberatung arbeitet mit anderen Unterlagen als ein Elektroinstallationsbetrieb. In einer Jugendeinrichtung entstehen andere Fragen als bei der Entwicklung einer Software.

Das Datenschutzbüro Rößner betreut seit mehreren Jahren Unternehmen und Einrichtungen aus unterschiedlichen Branchen. Diese Erfahrung hilft uns, Ihre Abläufe zu verstehen und die passenden Fragen zu stellen. Gemeinsam entwickeln wir Prioritäten, die zu Ihrem Betrieb und seinen Möglichkeiten passen.

Unsere Betreuung richtet sich insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen sowie an Praxen, soziale Einrichtungen und Stiftungen.

Steuerberatung und Versicherungsvermittlung

Steuerberater und Versicherungsmakler arbeiten mit vertraulichen Informationen ihrer Mandanten und Kunden. Dazu können wirtschaftliche Verhältnisse, Beschäftigtendaten oder Angaben zur Gesundheit gehören. Gleichzeitig müssen Unterlagen zwischen unterschiedlichen Beteiligten ausgetauscht werden.

In der Betreuung beschäftigen wir uns beispielsweise mit folgenden Themen:

Zugriffsrechten auf digitale Akten und gemeinsam genutzte Ablagen.
Dem Austausch von Unterlagen über E-Mail, Portale und andere Übertragungswege.
Der Einbindung von Softwareanbietern und weiteren Dienstleistern.
Der Aufbewahrung und Löschung unterschiedlicher Dokumentarten.

Dabei betrachten wir den gesamten Weg einer Information: vom Eingang über die Bearbeitung bis zur Ablage und späteren Löschung. So lässt sich erkennen, an welchen Stellen klare Zuständigkeiten oder verständliche Arbeitsanweisungen benötigt werden.

Physiotherapie, Klinik und Optik

Wir kennen Datenschutzfragen aus der Betreuung in Physiotherapie, Klinikbetrieb und Optik. Hier treffen Patienten- beziehungsweise Kundeninformationen auf Terminorganisation, Behandlung, Beratung und Abrechnung.

Datenschutz betrifft dabei auch Situationen, die leicht übersehen werden: einen einsehbaren Bildschirm am Empfang, offen liegende Unterlagen oder Auskünfte am Telefon.

Typische Themen sind:

Berechtigungen in Praxis-, Klinik- oder Optikersoftware.
Vertrauliche Kommunikation am Empfang und bei internen Übergaben.
Der Austausch von Befunden und anderen Gesundheitsinformationen.
Zugriffe externer Dienstleister bei Wartung und Unterstützung.

Gemeinsam mit Ihren Verantwortlichen und den beteiligten IT-Dienstleistern besprechen wir, welche organisatorischen und technischen Maßnahmen zu Ihrer Einrichtung passen. Der Schutz muss sich an den konkreten Verarbeitungen und Risiken orientieren. Der Europäische Datenschutzausschuss erläutert diesen Ansatz in seinem Leitfaden zur Datensicherheit.

Kinder- und Jugendeinrichtungen sowie Stiftungen

In Kinder- und Jugendeinrichtungen werden Informationen über betreute Personen, familiäre Verhältnisse und individuelle Unterstützungsbedarfe verarbeitet. Zugleich findet ein Austausch mit Sorgeberechtigten, Mitarbeitenden und weiteren beteiligten Stellen statt.

Hier geht es beispielsweise um:

Zugriffe auf Betreuungsunterlagen und interne Dokumentationen.
Die Weitergabe von Informationen an unterschiedliche Ansprechpartner.
Fotos, Veröffentlichungen und die Nutzung von Kommunikationsdiensten.
Den Umgang mit Unterlagen bei Wechseln von Mitarbeitenden oder Zuständigkeiten.

Bei Stiftungen hängen die Fragestellungen von ihrem jeweiligen Zweck und ihrer Organisation ab. Relevant können etwa Daten von Förderern, Spendern, Beschäftigten, Ehrenamtlichen oder unterstützten Personen sein.

Wir schauen deshalb zunächst, welche Aufgaben Ihre Einrichtung tatsächlich wahrnimmt. Daraus lassen sich verständliche Regeln für den jeweiligen Umgang mit Informationen entwickeln.

Softwareentwicklung und Webdesign

Softwareentwickler und Webdesigner begegnen Datenschutz sowohl im eigenen Unternehmen als auch in Kundenprojekten. Fragen entstehen bei der Entwicklung, beim Betrieb einer Anwendung und bei späteren Supportleistungen.

Typische Ansatzpunkte sind:

Personenbezogene Daten in Entwicklungs- und Testumgebungen.
Zugänge zu Kundensystemen und Berechtigungen für Supportarbeiten.
Hosting, eingebundene Dienste und weitere Projektbeteiligte.
Formulare, Benutzerkonten, Analysefunktionen und Datenflüsse.

Ein konkreter Prüfpunkt ist beispielsweise, ob für einen Funktionstest echte Kundendaten benötigt werden oder geeignete Beispieldaten ausreichen.

Auch die vertragliche Einordnung verdient Aufmerksamkeit. Ob eine Tätigkeit als Auftragsverarbeitung einzuordnen ist, richtet sich nach der konkreten Aufgabenverteilung. Die Bezeichnung „IT-Dienstleister“ allein beantwortet diese Frage nicht. Orientierung bietet das Kurzpapier der Datenschutzkonferenz zur Auftragsverarbeitung.

Wenn Sie KI-Werkzeuge in Entwicklungs- oder Büroabläufe einbinden möchten, finden Sie weitere Hinweise auf unserer Seite KI am Arbeitsplatz.

Handel, Vertrieb, Elektrohandwerk und Transport

In diesen Betrieben werden Informationen häufig zwischen Büro und Außendienst, Baustelle, Lager oder Fahrzeug ausgetauscht. Aufträge müssen bearbeitet, Kunden informiert und Einsätze organisiert werden.

Dabei betrachten wir unter anderem:

Kunden- und Beschäftigtendaten in Auftrags-, Warenwirtschafts- und Vertriebssoftware.
Smartphones, Tablets und andere Geräte im mobilen Einsatz.
Den Datenaustausch mit Lieferanten, Auftraggebern und weiteren Dienstleistern.
Kundenansprache und werbliche Kommunikation.
Geplante Anwendungen wie Fahrzeugortung oder Videoüberwachung.

Eine praktische Frage lautet beispielsweise: Was geschieht mit geschäftlichen Kontakten, Fotos und Dokumenten, wenn ein Gerät verloren geht oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Wir unterstützen Sie dabei, Zuständigkeiten und Abläufe festzulegen. Beschäftigte sollen wissen, welche Geräte und Anwendungen vorgesehen sind, wie Informationen weitergegeben werden und an wen sie sich bei einem Fehler wenden können.

Ihre Branche ist nicht aufgeführt?

Auch kleine und mittlere Unternehmen anderer Branchen sind bei uns willkommen. Die genannten Bereiche zeigen, aus welchen Tätigkeiten wir praktische Erfahrung mitbringen.

Für eine passende Betreuung schauen wir auf Ihren konkreten Betrieb: Welche Daten werden verarbeitet? Welche Programme und Dienstleister sind beteiligt? Wer übernimmt welche Aufgaben? Und wo bestehen offene Fragen?

Eine allgemeine Orientierung zu diesen Themen bietet der Datenschutzleitfaden des Europäischen Datenschutzausschusses für kleine Unternehmen. Welche Schritte bei Ihnen erforderlich und sinnvoll sind, klären wir anhand Ihrer tatsächlichen Abläufe.

Persönliche Betreuung – auch über größere Entfernungen

Unsere Zusammenarbeit beginnt mit einem Erstaudit vor Ort. Dabei sehen wir uns Ihre Infrastruktur und Arbeitsabläufe an und erstellen eine Prioritätenliste. Die weitere Beratung erfolgt vor Ort sowie per Videokonferenz, Telefon und E-Mail.

Wir arbeiten im Team mit Informatikern und Informationssicherheitsbeauftragten. Dadurch können wir rechtliche Fragen, technische Gegebenheiten und organisatorische Abläufe gemeinsam betrachten.

Unser Büro befindet sich in Alsfeld. Wir betreuen Unternehmen und Einrichtungen in Hessen, Niedersachsen, Thüringen, Oberbayern und Nordrhein-Westfalen.

Mehr über die laufende Betreuung erfahren Sie auf unserer Seite Externer Datenschutzbeauftragter für KMU.

Sie möchten besprechen, welche Unterstützung zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Einrichtung passt? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.