Externer Datenschutzbeauftragter für KMU
Ein externer Datenschutzbeauftragter für KMU unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, ihre Datenschutzaufgaben zu strukturieren und im Arbeitsalltag zu bewältigen. Das Datenschutzbüro Rößner begleitet Sie mit persönlicher Beratung, einem Erstaudit vor Ort und einer festen Monatspauschale.
Unser Angebot richtet sich an Unternehmen in ganz Hessen sowie in Niedersachsen, Thüringen, Oberbayern und Nordrhein-Westfalen. Von unserem Büro in Alsfeld aus verbinden wir die Betreuung vor Ort mit Beratung per Videokonferenz, Telefon und E-Mail.
Ihr Ansprechpartner ist Karsten Rößner, Rechtsanwalt und zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV-SÜD-Akademie). Gemeinsam mit Informatikern und Informationssicherheitsbeauftragten im Team betrachten wir rechtliche, technische und organisatorische Fragen.
Gerade wenn Datenschutz neben vielen anderen Aufgaben organisiert werden muss, helfen eine klare Prioritätenliste und verständliche Empfehlungen. Wir besprechen mit Ihnen beispielsweise Fragen zu neuen Anwendungen, Dienstleistern, Verträgen sowie zum Umgang mit Kunden- und Beschäftigtendaten.
Datenschutz passend zu Ihren Arbeitsabläufen
Unsere Betreuung berücksichtigt die Abläufe Ihrer Branche. Aus der Zusammenarbeit mit Unternehmen und Einrichtungen kennen wir unterschiedliche Fragestellungen:
- Steuerberatung und Versicherungsvermittlung: Wie werden vertrauliche Unterlagen ausgetauscht und Zugriffe auf Mandanten- und Kundendaten organisiert?
- Gesundheit und Soziales: Wer benötigt Zugang zu Behandlungs- oder Betreuungsinformationen, und wie werden diese im Alltag weitergegeben?
- Softwareentwicklung und Webdesign: Welche Daten werden für Tests verwendet, und wie sind Zugriffe auf Kundensysteme geregelt?
- Handel, Handwerk und Transport: Wie werden Kunden- und Beschäftigtendaten in Auftragssoftware, auf mobilen Geräten und bei Dienstleistern verarbeitet?
- Stiftungen: Wie wird mit Informationen über Beschäftigte, Förderer und unterstützte Personen umgegangen?
Diese Erfahrung bringen wir auch in die Betreuung weiterer kleiner und mittlerer Unternehmen ein. Beim Erstaudit vor Ort lernen wir Ihre Infrastruktur und Arbeitsabläufe kennen. Daraus entwickeln wir eine Prioritätenliste für die nächsten Schritte.
Braucht mein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?
Nicht jedes kleine oder mittlere Unternehmen muss einen Datenschutzbeauftragten benennen. In Deutschland besteht diese Pflicht unter anderem, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Entscheidend ist deren Tätigkeit, nicht allein die Gesamtzahl der Beschäftigten.
Unabhängig von dieser Zahl kann eine Benennungspflicht bestehen. Das gilt beispielsweise bei Verarbeitungen, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern. Weitere Fälle betreffen die geschäftsmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder der Markt- beziehungsweise Meinungsforschung. Diese Regelungen enthält § 38 BDSG.
Zusätzliche Fälle ergeben sich aus der DSGVO. Dazu gehören insbesondere Kerntätigkeiten, die eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von Personen erfordern, sowie die umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien, etwa Gesundheitsdaten, oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten als Kerntätigkeit. Maßgeblich ist Artikel 37 DSGVO.
Ob eine Benennung erforderlich ist, hängt deshalb auch von Art und Umfang der Datenverarbeitung ab. Auch Unternehmen ohne Benennungspflicht müssen die für sie geltenden Datenschutzvorschriften einhalten.
Eine interne oder externe Besetzung ist grundsätzlich möglich. Erforderlich sind geeignete Fachkenntnisse und die notwendige Unabhängigkeit. Andere Aufgaben dürfen keine Interessenkonflikte verursachen. Wer im Unternehmen selbst über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet, kann diese Entscheidungen nicht zugleich unabhängig als Datenschutzbeauftragter überwachen.
Welche Aufgaben übernimmt ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein Datenschutzbeauftragter informiert und berät das Unternehmen und seine Beschäftigten und überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Er berät auf Anfrage zur Datenschutz-Folgenabschätzung, überwacht deren Durchführung und arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen. Auch Personen, deren Daten verarbeitet werden, können sich an ihn wenden.
Die Verantwortung für die datenschutzkonforme Verarbeitung bleibt beim Unternehmen. Der Datenschutzbeauftragte muss frühzeitig eingebunden werden und arbeitet bei der Wahrnehmung seiner gesetzlichen Aufgaben weisungsfrei. Diese Aufgaben und die Stellung des Datenschutzbeauftragten erläutert der Europäische Datenschutzausschuss.
Unsere Zusammenarbeit beginnt immer mit einem Erstaudit bei Ihnen vor Ort. Wir sehen uns Ihre Infrastruktur an und erstellen anschließend eine Prioritätenliste. So erhalten Sie eine Grundlage dafür, welche Themen zuerst bearbeitet werden sollten.
Im Rahmen der laufenden Betreuung unterstützen wir Sie insbesondere durch:
- persönliche Beratung zu Datenschutzfragen im Unternehmensalltag;
- Prüfung von Verträgen und Bereitstellung von Vertragsmustern;
- Formulare und Vordrucke für die Datenschutzpraxis;
- verständliche Schulungen für Beschäftigte und weitere betriebliche Ansprechpartner;
- Besprechung rechtlicher, technischer und organisatorischer Fragestellungen.
Wir beraten vor Ort sowie per Videokonferenz, Telefon und E-Mail. Dadurch können Sie auch mit einem Unternehmensstandort außerhalb von Alsfeld und dem Vogelsbergkreis persönlich mit uns zusammenarbeiten.
Weitere Informationen finden Sie auf unseren Seiten zum Datenschutzaudit und zu den Datenschutzschulungen.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Unsere Datenschutzbetreuung erfolgt zu einer festen Monatspauschale. Sie umfasst das Erstaudit vor Ort, die Erstellung einer Prioritätenliste, die laufende Beratung, Vertragsprüfungen und Vertragsmuster, Schulungen sowie Formulare und Vordrucke. Auch die Fahrtkosten und sonstigen Materialien für die vereinbarte Betreuung sind enthalten.
Für diese enthaltenen Leistungen erfolgt keine zusätzliche Einzelabrechnung. Dadurch können Sie die Kosten Ihrer Datenschutzbetreuung planen. Die konkrete Höhe der Monatspauschale wird im Betreuungsvertrag vereinbart.
Den genauen Ablauf, den Leistungsumfang sowie Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist finden Sie auf unserer Seite „Zusammenarbeit“.
Sie möchten besprechen, wie die Betreuung zu Ihrem Unternehmen passt? Nehmen Sie telefonisch oder per E-Mail Kontakt mit uns auf.
Sie möchten einen externen Datenschutzbeauftragten beauftragen?
Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Schildern Sie uns kurz Ihre Branche, die Größe Ihres Unternehmens und Ihre aktuellen Fragen. So können wir gemeinsam klären, wie eine passende Betreuung aussehen kann.